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Guide des managers : les 5 clés pour mener des entretiens individuels productifs



Les évaluations de performance des employés sont des conversations à fort enjeu.


Quand cela se passe bien, les employés se sentent appréciés, dignes de confiance, responsabilisés, écoutés et donc motivés à ajouter encore plus de valeur à l'entreprise. Cela les rend fiers de ce qu'ils ont accompli et leur donne en même temps la confiance et l'enthousiasme pour relever les nouveaux défis qui se présentent à eux.


À l'inverse, de nombreuses évaluations de performance se révèlent être une expérience décevante et amère. Elles deviennent un dialogue de sourds émotionnellement chargé, sans accord clair en vue. Elles se terminent souvent par le manager imposant les termes de ce qui est attendu sans un engagement clair de la part de l'employé. L'employé, à défaut de sortir de la réunion, se sent incompris, pas à la hauteur, en colère et/ou trop découragé pour affronter les prochains défis.


Le manager traverse lui aussi une expérience semblable. Un échange enrichissant lui permet de se sentir utile, donne un sens à son travail et rend l'avenir de l'équipe enthousiasmant. À l'opposé un échange amer ou même hostile lui donnera un sentiment d'improductivité et d'incompétence, et le fera douter de la capacité de l'équipe à répondre aux défis à venir.


Multipliez ceci par le nombre d'employés dans votre effectif, et l'ampleur de l'enjeu apparaît clairement.


Et il ne suffit pas de donner un feedback dans l'ensemble positif pour que la réunion soit fructueuse. De même, ce n'est pas parce que la conversation porte sur un feedback négatif (mais constructif) qu'elle se termine mal. Une évaluation consistant en des commentaires positifs mais mal amenés peut faire ressentir à l'employé de l'ennui, voire même de l'arrogance, et le pousser à se reposer sur ses lauriers. D'un autre côté, une évaluation constructive, bien amenée, peut être un déclencheur pour les employés. Quand j'étais directrice dans une grande organisation internationale, l'une de mes collègues avait reçu la note de 1 (la plus basse) sur une échelle de 5 l'année d'avant, et à partir de cette déception, est parvenue à obtenir un 5 l'année d'après. L'évaluation avait été formulée de manière bienveillante et productive : elle lui avait donné une vision claire de ce qu'elle devait changer, elle savait qu'elle avait le soutien et la confiance du manager pour apporter les changements nécessaires, et elle savait qu'elle était capable de fournir une performance au plus haut en s'adaptant à ce qu'on lui demandait.


Voici donc 5 conseils pour transformer les entretiens individuels en des moments d'échange fructueux, que l'appréciation générale soit positive ou négative.


#1 Précisez les attentes et se préparer de manière productive

Tout d'abord, il est important de préciser les attentes : ce que vous devez préparer de votre côté en tant que manager et ce que l'employé doit préparer. Soyez clair sur les contributions attendues et s'il existe un modèle à suivre ou un formulaire à remplir. Communiquez tôt, réservez du temps à l'avance et montrez par votre préparation et votre communication soignées que cette conversation est importante et significative pour vous deux.

Ensuite, préparez-vous de manière productive. Réservez du temps, trouvez un endroit calme, éteignez votre téléphone portable. N'essayez pas de le faire au milieu de nombreuses distractions. Prenez du recul et pensez aux moments forts de cet employé. Il est possible que vous ayez beaucoup de choses à suggérer pour améliorer, mais commencez l'exercice par les points positifs. Qu'est-ce que vous admirez vraiment chez cette personne ? Cela vous aidera à vous mettre dans la bonne disposition d'esprit et à vous rappeler que tout le monde a des forces et des domaines de développement, personne n'est parfait ni irréprochable. Quel est un domaine de développement qui pourrait vraiment aider cette personne à être plus productive ? Limitez le nombre de domaines de développement que vous souhaitez suggérer. Il est difficile de gérer et de digérer plus de trois.


#2 Rendre l'entretien aussi objectif que possible


Les réunions d'évaluation ont, par nature, une charge émotionnelle forte. C'est un moment où nous faisons le bilan de ce que l'employé a accompli jusqu'à présent, et c'est la reconnaissance de toutes les heures et jours de travail que cet employé a consacrés à la tâche. Bien que nous puissions dire aux employés que les commentaires sur leur travail doivent être séparés des jugements de valeur sur eux-mêmes en tant que personnes, il est évidemment difficile de ne pas prendre les choses personnellement. Et il est presque certain qu'au cours de l'évaluation, vous aurez un moment où l'employé et vous ne serez pas d'accord sur un point de vue spécifique et devrez en discuter. D'un autre côté, si vous êtes tous les deux d'accord sur tous les points qui ont été soulevés dès le départ, on peut se demander si la réunion d'évaluation a été vraiment productive - a-t-elle généré des véritables enseignements ou mis en lumière de nouveaux domaines de croissance ? Il est donc raisonnable de supposer qu'au cours d'une réunion productive, il y aura au moins une occasion où il sera nécessaire d'échanger des opinions sur un point de vue différent ou nouveau.

Pour fixer de nouveaux objectifs, utilisez la méthodologie "SMART"

Si vous fixez de nouveaux objectifs pour l'année à venir, assurez-vous que vos objectifs sont SMART : c'est-à-dire Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Pertinents et définis dans le Temps. Il s'agit d'une méthodologie couramment utilisée et efficace qui aide à s'assurer que les objectifs fixés sont clairement définis et compris en termes de résultat souhaité, tant par le manager que par l'employé.


Pour évaluer la performance passée, utilisez des faits, des exemples concrets et les avis de tierces personnes

Lorsque vous examinez les résultats de l'année précédente, il est crucial d'apporter des faits et des exemples concrets pour éviter de tomber dans le piège des impressions générales. Il est important d'illustrer vos propos par des comportements, des exemples et des résultats concrètement observés afin que les points soulevés soient clairs pour l'employé et pour vous-même. Par exemple, les commentaires vagues, tels que "vous êtes trop silencieux" (que j'ai personnellement reçus une fois d'un PDG) ne sont pas vraiment utiles. Cela m'a laissé perplexe quant à ce qui était attendu de moi. Voulait-il que je parle plus fort ou plus souvent, et dans quelles occasions ? Je sentais que je parlais dans les bonnes circonstances et que je tenais mes promesses. Il est plus utile d'être plus concret et d'ajouter le "pourquoi" derrière cela. Par exemple, plus tard, j'ai compris que le PDG voulait que je parle davantage lors de la réunion du comité exécutif, car mon expérience variée en marketing et en stratégie était inestimable pour une équipe qui n'avait pas mon expérience. Avec cette clarté, cela a transformé les commentaires en un objectif réalisable et motivant pour moi. J'ai pu changer mon comportement et mes contributions lors des réunions du comité exécutif, répondant par là-même aux attentes du PDG et apportant une plus-value à l'entreprise. Et cela m'a fait me sentir plus compétente et utile.


En outre, lors de la préparation des évaluations, il est important de recueillir les avis d'autres personnes sur ce collaborateur. Cela permet d'éliminer tout préjugé inconscient que vous pourriez avoir, de remettre en question ou de valider vos propres opinions, et d'aider également le collaborateur à accepter ce point. Il existe deux questions simples que vous pouvez poser, telles que "Qu'admirez-vous le plus chez cette personne ?" et "Que recommandez-vous à cette personne de faire différemment ?" ou d'autres versions de la même question. Cela vous aidera également, en tant que manager, à découvrir de nouveaux aspects de ce collaborateur que vous n'aviez pas nécessairement perçus. Vous ne voyez les collaborateurs que dans certaines circonstances, limitées, et cela n'est pas toujours représentatif de leur contribution totale au travail. Le fait d'obtenir un retour d'information d'autres personnes permet d'élargir la portée de ce retour d'information et conduit à une appréciation plus honnête et plus complète du collaborateur.


#3 Instaurez une atmosphère de confiance


Pourquoi la sécurité psychologique est-elle importante ? Parce qu'elle crée un environnement où les gens se sentent en confiance pour partager leurs vulnérabilités, et qu'elle contribue à établir un lien de confiance entre vous et le collaborateur. Bien qu'il faille du temps et de nombreuses preuves de confiance pour établir un environnement psychologiquement sûr, il existe certains comportements immédiats qui peuvent signaler votre intention de faire de cet endroit un lieu sûr où l'on peut parler honnêtement.


Tout d'abord, donnez un feed-back équilibré, et commencez par les points positifs.

Même s'il y a des points de développement que vous voulez souligner, et qui peuvent même constituer le cœur de toute l'évaluation, gagnez l'attention du collaborateur en montrant que vous vous intéressez sincèrement à lui en parlant de ses points forts. Prenez un moment pour le féliciter pour l'excellent travail qu'il a fourni jusqu'à présent. Ce n'est qu'une fois le feedback positif partagé que vous pouvez passer à une liste de priorités comprenant entre un et trois domaines de développement. Notez que toute liste de plus de tris domaines de développement est trop lourde à digérer et à planifier pour des actions concrètes. Donnez donc la priorité à l'un des trois domaines les plus importants.


Deuxièmement, soyez prêt à écouter et à apprendre.

Soyez curieux. Au cours d'un entretien, en particulier sur un sujet sur lequel vous n'êtes pas d'accord avec le collaborateur, il est très courant que vous, en tant que manager, tentiez de trouver un moyen de convaincre le collaborateur. Cela peut même vous amener à avoir une vision étroite des choses, ou à vous sentir frustré et en colère parce que le collaborateur ne comprend pas ce que vous voulez dire. Si vous vous efforcez de convaincre le collaborateur que vous avez raison, la réunion d'évaluation peut être plus courte et se terminer par un accord qui peut vous satisfaire. Mais cette approche sera contre-productive à long terme. À plus long terme, le collaborateur ne se sent pas à l'aise et n'est pas convaincu de la conclusion, car il a l'impression que sa version des faits n'a pas été entièrement couverte ou comprise. Il sera moins susceptible de s'approprier la conclusion de la réunion, de s'en sentir responsable et de s'y engager.


Ainsi, lorsque vous sentez qu'il y a une divergence d'opinion, c'est le moment d'essayer de changer délibérément votre état d'esprit et d'être curieux de savoir d'où provient cet autre point de vue.

Mettez vous en situation d'écoute active, ce qui peut se faire en laissant la personne parler sans l'interrompre, en recadrant ce qui a été dit pour confirmer la compréhension, en posant des questions ouvertes pour clarifier. En écoutant activement, vous aurez l'occasion d'apprendre quelque chose de nouveau lors de cet échange, qui vous aurait échappé si vous n'aviez pas écouté attentivement. Cela augmentera également la satisfaction du collaborateur, car il se sentira écouté, et cela permettra d'atténuer toute tension qui pourrait s'installer.

Il est important de ne pas avoir peur des opinions différentes ou de les éviter, ce qui est une tendance naturelle chez chacun d'entre nous. Mais abordez la conversation avec un esprit ouvert et efforcez-vous de trouver ensemble un terrain d'entente.


#4 Prenez du recul et offrez un point de vue plus large


Lors des entretiens, les managers ont tendance à se concentrer sur les priorités immédiates, les tâches et les projets à réaliser. Pourtant, c'est une excellente occasion de prendre du recul et de transmettre à chaque collaborateur la vision globale de l'entreprise, sa stratégie et peut-être certains de ses défis. Il s'agit ensuite d'aider à construire le lien et à relier le travail de l'équipe, puis de chaque individu, à la vue d'ensemble. D'après les enquêtes que nous menons auprès des employés de nos clients, il arrive que près de 50 % des collaborateurs n'aient pas une vision claire de la stratégie de l'entreprise, et en moyenne, près de 30 % des collaborateurs ne voient pas comment leur travail contribue à l'objectif global.

Il est important de prendre du recul et d'établir ce lien, car le fait d'avoir une vision claire de la façon dont leur travail contribue à l'objectif global motive les collaborateurs. Cela donne à leur travail une signification plus concrète et un sentiment d'accomplissement.


#5 Faites un suivi tout au long de l'année


Trop souvent, le seul moment que nous accordons à l'employé pour parler de sa contribution et de ses efforts de développement est le moment de l'évaluation. Et comme beaucoup d'entreprises fonctionnent sur un cycle annuel, l'année se décompose en 11 mois avec peu ou pas du tout de retour sur la qualité ou la quantité du travail fourni par le collaborateur, et un pic annuel pendant la période d'entretien où sont énumérés tous les retours observés au cours des 11 derniers mois. Dans le monde en évolution rapide dans lequel nous vivons aujourd'hui, ce cycle de retour d'information est trop long pour aider les collaborateurs à contribuer, à se développer et à évoluer en fonction des besoins stratégiques de l'entreprise. Il est donc essentiel de mettre en place un moyen de suivre régulièrement les progrès des collaborateurs vers leur objectif, sans avoir à passer par un processus laborieux à chaque fois. Cela peut être aussi simple que de fournir un retour d'information régulier, ou de leur donner des encouragements lorsque vous les voyez mettre délibérément en place quelque chose que vous aviez convenu ensemble dans le cadre de leurs objectifs, qu'il s'agisse de tâches ou de changements de comportement.


En résumé, les entretiens annuels, s'ils sont menés de manière productive, peuvent être le point de départ d'un cercle vertueux. Ils peuvent être un moment où le manager et le collaborateur ont une discussion franche, mais bienveillante, où ils partagent à la fois les réalisations et les besoins de croissance des employés. Ils peuvent donner lieu à une discussion motivante où le collaborateur voit comment son travail contribue à l'ensemble. Ils peuvent amener l'exploration et l'apprentissage, tant pour le manager que pour le collaborateur. Ils peuvent contribuer à renforcer les liens et la confiance, en permettant au manager de montrer qu'il tient à son collaborateur et qu'il souhaite le voir grandir et réaliser de grandes choses. En suivant les 5 conseils présentés ci-dessus, vous avez beaucoup plus de chances d'atteindre ce cercle vertueux, de susciter plus d'engagement et d'améliorer les performances de votre équipe.


Besoin d'aide ?

La plateforme elendi met en œuvre les meilleures pratiques dans le processus d'entretien individuel. Les managers et les collaborateurs peuvent créer et évaluer les objectifs, faire un diagnostic de compétences pour mettre en évidence les forces et les domaines de croissance, fournir un feedback continu pour maintenir la motivation des collaborateurs, et établir des objectifs de formation personnalisés et pertinents.

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